Obowiązuje od dnia 01.05.2022r.

REGULAMIN

Centrum Organizacji Pozarządowych w Kielcach

Informacje ogólne

1. Centrum Organizacji Pozarządowych w Kielcach działa na podstawie umowy użyczenia podpisanego w dniu 5 marca 2020r. między Fundacją PEStka z siedzibą w Kielcach, ul. Marszałka Piłsudskiego 36/20, 25-431 Kielce (nr KRS: 0000419150, NIP: 6572907276) a Gminą Kielce, z siedzibą w Kielcach, ul. Rynek 1, 25-553 Kielce (NIP: 6572617325).
2. Działalność COP jest współfinansowana:
3. a) z projektu „Kielecko – Ostrowiecki Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020 (RPO WŚ 2014-2020) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego przez konsorcjum: Stowarzyszenie Integracja i Rozwój, Stowarzyszenie Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL, Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania „Krzemienny Krąg” oraz Fundację „PEStka”,
   b) z projektu „Centrum Organizacji Pozarządowych Kielce” dofinansowanego przez Miasto Kielce w ramach Programu Współpracy Miasta Kielce z Organizacjami Pozarządowymi na 2022 rok, realizowanego przez Kieleckie Forum Organizacji Pozarządowych,

• 1. Beneficjenci

1. Ze wsparcia Centrum Organizacji Pozarządowych w Kielcach (COP) mogą korzystać pracownicy, członkowie, wolontariusze podmiotów ekonomii społecznej, tj.:
2. a) przedsiębiorstw społecznych, w tym spółdzielni socjalnych, o których mowa w ustawie z dnia 27 kwietnia 2006r. o spółdzielniach socjalnych
   b) podmiotów reintegracyjnych, realizujących usługi reintegracji społecznej i zawodowej osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym:
   – CIS i KIS, których mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym;
   – ZAZ i WTZ, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
   c) organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub spółki non-profit, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 tej ustawy, o ile udział sektora publicznego w tej spółce wynosi nie więcej niż 50%;
   d) spółdzielni, której celem jest zatrudnienie tj. spółdzielnia pracy lub spółdzielni inwalidów i niewidomych, działające w oparciu o ustawę z dnia 16 września 1982r. – Prawo spółdzielcze.
   – zwanych dalej „Beneficjentami”, mających swoją siedzibę na terenie miasta Kielce lub działających na rzecz mieszkańców Kielc,
3. Beneficjentami COP są również: osoby fizyczne, członkowie ruchów miejskich – w zakresie tematyki dotyczącej działalności sektora pozarządowego w Kielcach;
4. Z oferty Centrum Organizacji Pozarządowych w Kielcach określonej w § 2. Beneficjenci skorzystać mogą w zakresie swojej działalności statutowej i po podpisaniu Porozumienia o współpracy;
5. Beneficjenci korzystający z oferty Centrum Organizacji Pozarządowych w Kielcach przestrzegają zasad równego traktowania jak również art 13 Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej.

• 2. Oferta

1. Oferta COP obejmuje dostęp do:
   – dostęp do komputera z połączeniem do sieci internetowej,
   – kserokopiarki,
   – telefonu,
   – literatury o tematyce dotyczącej trzeciego sektora,
   – dostęp do usług szkoleniowo-doradczych,
   – mentoringu,
   – promocji działań
   – możliwość wykorzystania pomieszczeń,
   – udostępniania adresu na siedzibę organizacji do rejestracji
   – możliwość odbierania przesyłek pocztowych

– pomieszczeń do działalności statutowej na wyłączność

– strony internetowej ngo.kielce.pl w celu zamieszczenia krótkiej informacji o organizacji (dot. Stałych rezydentów COP) oraz przekazania za pośrednictwem pracownika COP informacji/ ogłoszeń o swojej działalności

– poradnictwo prawne, księgowe, marketingowe,

– wsparcie w tworzeniu i promocjo projektów do Kieleckiego Budżetu Obywatelskiego

1. Każdorazowo przy podpisaniu porozumienia o współpracy z danym podmiotem zostanie określony limit darmowych kopii z jakich może bezpłatnie skorzystać dany beneficjent. Dopuszczalne jest wykorzystanie sprzętu biurowego i innych zasobów COP (w tym kserowania) wyłącznie na potrzeby danej organizacji. Zakazane jest wykorzystywanie zasobów COP do celów prywatnych.
2. Możliwość wykorzystania pomieszczenia (np. sali konferencyjnej) na spotkania odbywa się pod warunkiem zgłoszenia zapotrzebowania do pracownika Centrum Organizacji Pozarządowych na minimum jeden dzień przed planowaną datą korzystania z pomieszczenia oraz pod warunkiem, że z pomieszczenia nie korzysta już inna organizacja;
3. COP prowadzi kalendarz w siedzibie COP oraz dodatkowo udostępnia online kalendarz spotkań i daje możliwość rezerwacji pomieszczeń na dany termin . Pracownik COP ostatecznie zatwierdza termin.
4. Pomieszczenia na spotkania beneficjentom udostępniane sa podczas godzin pracy COP. Korzystanie z pomieszczeń poza godzinami pracy COP jest możliwe w indywidualnych wypadkach po wcześniejszym umówieniu wyłącznie za zgodą pracownika COP.
5. W przypadku, gdy liczba Beneficjentów zgłaszających chęć skorzystania z danej formy wsparcia, przekroczy możliwości techniczne COP, o pierwszeństwie skorzystania ze wsparcia będzie decydować kolejność zgłoszeń;
6. Oferta COP obejmuje nieodpłatne udostępnienie adresu rejestrowego na podstawie umowy użyczenia pomiędzy Fundacja PEStka a Beneficjentem (przedstawicielem grupy inicjatywnej organizacji). Zastrzega się przypadki, kiedy wymagana będzie zgoda Gminy Kielce na użyczenie lokalu do rejestracji.
7. Organizacje mające adres w Centrum Organizacji Pozarządowych otrzymują zamykaną skrytkę dla swojej korespondencji. Wszelki odbiór korespondencji spoczywa na organizacji. Wszelkie spotkania związane z działalnością organizacji są udzielane na ogólnych warunkach udostępniania pomieszczeń.
8. Przewiduje się możliwość stałego korzystania z pomieszczenia (pokoju biurowego), które COP oddaje Organizacji w ramach bezpłatnego użytkowania.
9. W ramach użyczonego pomieszczenia (pokoju) Organizacja zobowiązuje się ponosić część kosztów związanych z eksploatacją i użytkowaniem lokalu i części wspólnych budynku ( w tym media, telefon, Internet, sprzątanie itp.) w zakresie niezbędnym do prowadzenia swojej działalności nieodpłatnej statutowej.
10. Opłata za koszty eksploatacyjne uzależniona jest od piętra, na którym znajduje się użytkowane pomieszczenie oraz jego wielkości i przedstawia się następująco (ceny brutto).

Poziom  I:

Pokój nr.1.1 – 200 zł/m-c

Poziom  II:

Pokój nr.2.1 – 600 zł/m-c

Pokój nr. 2.2 – 600,00 zł/m-c

Pokój nr. 2.3 – 400,00zł/m-c

Pokój nr 2.7 – 300,00 zł/m-c

Piętro III :

Pokoje nr. 3.1, 225,00zł/m-c

Pokoje 3.2 i 3.3 razem – 300 zł/m-c

Pokój 3.5 – 100zł/m-c

12.Organizacja dokonuje opłaty za koszty eksploatacyjne  na podstawie faktury  wystawianej co miesiąc przez Fundację Pestka.

• 3. Dokumenty

1. Korzystanie z oferty Centrum Organizacji Pozarządowych może nastąpić po zaakceptowaniu niniejszego Regulaminu, co potwierdzane jest podpisem na odpowiednim dokumencie.
2. Beneficjent, przed skorzystaniem ze wsparcia określa nazwiska i imiona osób, które mogą w jego imieniu i na jego rzecz korzystać ze wsparcia COP. Każda z korzystających osób odpowiada samodzielnie za dokonane szkody.
3. Każdy beneficjent jest zobowiązany do podpisania niezbędnych dokumentów uprawniających do bezpłatnego korzystania z zasobów COP.
4. Dopuszcza się możliwość jednorazowego skorzystania z usług COP na podstawie wypełnionych stosowanych dokumentów dostępnych w COP i na stronie internetowej COP (tzw. jednorazowa karta indywidualna).
   Uwaga! Każda karta musi być podpisana przez upoważnionego zgodnie z KRS lub innym dokumentem rejestrowym przedstawiciela podmiotu.
5. Odmowa podpisania dokumentów wymaganych przez COP jest równoznaczna z brakiem możliwości skorzystania z jego zasobów.

• 4. Korzystanie

1. Realizowane działania przez beneficjentów nie mogą mieć charakteru komercyjnego i muszą być zgodne z prawem.
2. Dostęp do lokalu i sprzętu zapewnia pracownik Centrum Organizacji Pozarządowych
3. Beneficjent zobowiązany jest do przestrzegania ustalonych godzin, pozostawienia porządku w pomieszczeniach oraz przestrzeganie reguła współżycia ze wszystkimi rezydentami.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach COP uprawniony jest do odwołania udostępnienia pomieszczenia i zobowiązany jest w takim przypadku do niezwłocznego poinformowania o tym Beneficjenta;
5. Beneficjent ma prawo odwołać zapotrzebowanie na udostępnienie pomieszczenia i zobowiązany jest do niezwłocznego zawiadomienia o tym pracowników Centrum Organizacji Pozarządowych;
6. Beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w okresie udostępnienia;
7. W pomieszczeniach Centrum Organizacji Pozarządowych obowiązuje zakaz:
   – palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych, środków odurzających,
   – umieszczania znaków i napisów na terenie Centrum Organizacji Pozarządowych bez zgody pracowników,
   – instalowania oprogramowania nie opartego na wolnych licencjach;
8. W przypadku awarii sprzętu lub problemów wynikających z obsługi urządzenia, Beneficjent ma obowiązek poinformować o tym fakcie pracownika COP;
9. Beneficjenci są zobowiązani do:
10. a) przestrzegania przepisów porządkowych i podporządkowania się zaleceniom pracowników COP,
    b) korzystania z zasobów COP z poszanowaniem zasad gospodarności z ogólnodostępnych urządzeń,
    c) dbania o dobry stan udostępnionych składników majątku,
    d) należytego zabezpieczenia składników majątku po zakończeniu ich używania oraz zdania ich w stanie uporządkowanym i niepogorszonym,
    e) rozsądnej i oszczędnej gospodarki ogólnodostępnymi mediami (woda, prąd),
    f) przestrzegania przepisów właściwych dla obiektów użyteczności publicznej w szczególności ogólnej instrukcji BHP i PPOŻ;
11. Beneficjent przyjmuje odpowiedzialność materialną za sprzęt i lokal użyczony/udostępniony w ramach oferty COP (poprze podpisanie stosownego oświadczenia) i zobowiązuję się do:
12. a) używania sprzętu/lokalu w celach związanych z działalnością statutową Organizacji;
    b) zwrotu powierzonego sprzętu/lokalu w stanie nieuszkodzonym;
    – w razie uszkodzenia lub utraty zobowiązuje się do pokrycia wszelkich rzeczywistych strat poprzez naprawę, odkupienie lub przekazanie równowartości zniszczonego mienia (zwolnienie od obowiązku pokrycia straty obowiązuje tylko w zakresie w jakim Beneficjant udowodni że, niedobór lub uszkodzenia powstały nie z jego winy);
    c) nieinstalowania i nieużywania oprogramowania, którego organizacje prowadzące Centrum nie mają prawa używać np. z powodu braku wymaganych licencji;
    d) w przypadku kontroli odpowiedniej jednostki kontrolującej, oraz wykrycia nieprawidłowości związanej z zainstalowanym przez beneficjenta programem bez licencji podmioty prowadzące Centrum mają prawo obciążyć beneficjenta odszkodowaniem finansowym w wysokości wyrządzonej szkody;
13. Centrum Organizacji Pozarządowych nie ponosi odpowiedzialności za:
    a) szkody wyrządzone Beneficjentom, w związku z udzieleniem wsparcia, o którym mowa w paragrafie drugim.
    b) rzeczy oraz przedmioty wartościowe pozostawione przez Beneficjentów w udostępnionej nieruchomości;
14. Pracownicy mają prawo do usunięcia osób utrudniających funkcjonowanie Centrum Organizacji Pozarządowych na podstawie własnej oceny sytuacji.

• 5. Informacje dodatkowe

1. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 maja 2022 roku;
2. Niniejszy Regulamin zostaje ogłoszony na stronie internetowej Centrum Organizacji Pozarządowych oraz w siedzibie COP przy ulicy Wojska Polskiego 52 w Kielcach.
3. Nadzór nad działalnością Centrum Organizacji Pozarządowych sprawuje Fundacja PESTKA oraz Kieleckie Forum Organizacji Pozarządowych.
4. Beneficjentom, którzy łamią postanowienia Regulaminu może być odmówiona możliwość dalszego korzystania ze wsparcia Centrum Organizacji Pozarządowych.
5. Beneficjent COP wyraża zgodę na publikowanie swojego wizerunku na stronie www.ngo.kielce.pl oraz w mediach społecznościowych COP.
6. Działania COP mogą być regulowane dodatkowymi wewnętrznymi postanowieniami oraz regulaminami porządkowymi.